Para acreditar la fehaciente de los gastos empresariales ante la SUNAT (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria) y asegurar su deducción tributaria, es indispensable contar con documentación de respaldo adecuada.
Entre los principales documentos requeridos se encuentran:
1.Contratos por adquisición de bienes y servicios:
Son acuerdos formales entre una empresa y un proveedor o prestador de servicios que establecen las condiciones bajo las cuales se llevará a cabo la compra de bienes o la contratación de servicios; respaldar las transacciones empresariales, asegurando tanto el cumplimiento de los términos acordados como la legalidad de la operación, especialmente cuando se trata de justificar los gastos ante la SUNAT.
2.Adendas de contratos
Es un documento adicional que se utiliza para modificar, ampliar o aclarar ciertas cláusulas de un contrato original, previamente firmado y en donde ambas partes estén de acuerdo con los cambios propuestos.
3.Comprobantes de pago físico y electrónico
Documento que acredita la transferencia de bienes, prestación de servicios o la entrega de dinero entre dos partes. Sirve como prueba legal de la transacción, detallando el monto, fecha y los conceptos involucrados.
Los más comunes incluyen facturas, boletas de venta, recibos de honorarios y tickets.
4.Correos electrónicos entre adquiriente y proveedor
Los correos electrónicos entre adquiriente y proveedor pueden ser una evidencia valiosa para sustentar las transacciones comerciales, ya que documentan las comunicaciones y acuerdos previos o posteriores a la firma de contratos o la emisión de comprobantes de pago.
5.Actas societarias de junta general de accionistas y del directorio
Estas actas son fundamentales para documentar decisiones clave que afectan la administración, finanzas, estructura y operaciones de la empresa.
En el ámbito tributario y contable, son de gran relevancia para sustentar determinadas transacciones, incluyendo la adquisición de bienes y servicios, distribución de dividendos, ampliación de capital, cambios en la administración, entre otros.
6. Proformas y cotizaciones de bienes y servicios
Sirven para demostrar que se han evaluado diferentes opciones de proveedores o precios antes de la adquisición de bienes o servicios.
7.Conformidad del servicio – por email o documento interno emitido por adquiriente de bienes y servicios
Es un elemento importante para fines tributarios, ya que la SUNAT podría solicitarlo como prueba de la efectiva prestación del servicio o la entrega del bien.
Esta conformidad puede ser emitida mediante un correo electrónico o un documento interno, y es fundamental para cerrar el ciclo de compra, autorizando el pago al proveedor y respaldando el gasto en los registros contables de la empresa.
8.Historial de conversaciones en WhatsApp, MSN, Telegram, entre otros
Aunque estas plataformas están diseñadas para comunicaciones rápidas y cotidianas, pueden generar registros valiosos que podrían ser utilizados como prueba complementaria en auditorías fiscales o disputas comerciales.
Puede ser un recurso útil para documentar acuerdos comerciales, coordinar la prestación de servicios, confirmar pedidos, o resolver disputas entre una empresa y sus proveedores o clientes.
9.Medios de pago
Para que los gastos sean deducibles, es indispensable demostrar el uso de medios de pago bancarizados cuando corresponda, como transferencias bancarias, cheques o pagos a través de tarjetas.
10.Informes y análisis del servicio
En algunos casos, para justificar el servicio prestado, es útil contar con informes de cumplimiento o reportes técnicos que respalden la efectividad del servicio o la entrega del bien.
11.Contratos Laborales
Son necesarios para justificar operaciones de servicios recurrentes, alquileres o contratos de trabajo temporal.
Es importante que estén firmados y legalizados si se trata de sumas significativas.
12.Documento internos que respalda gastos por temas laborales y servicios
Estos documentos sirven como soporte adicional de los contratos, y son clave para una correcta gestión tributaria y laboral, cumpliendo con los requerimientos para la deducción de gastos y control tributario.
Tenemos entre los documentos las boletas de los trabajadores, liquidaciones, reglamentos internos y acuerdos entre el trabajador y empleador.
13.Documento de Propiedad Intelectual
Documentos seria las patentes, Marcas registradas y derechos de autor.
14.Documento de seguridad y salud ocupacional (planes de emergencia y registros, capacitaciones, seguridad)
Estos documentos de seguridad y salud ocupacional establecen las normas, procedimientos y medidas preventivas para proteger a los trabajadores de riesgos laborales, promoviendo un entorno de trabajo seguro. Los cuales tenemos planes de emergencia, registros, capacitaciones a los trabajadores, y seguridad).
15.Doc. de marketing y publicidad como plan de marketing y material promocional (folletos, catálogos, anuncios, etc)
Para sustentar la fehaciente de los documentos de marketing y publicidad ante la SUNAT, es importante contar con un informe del cual redactan el servicio, si has puesto folletos, catálogos, anuncios, etc. Ayudando a evaluar y mejorar las estrategias de marketing y publicidad de la empresa.
Recomendación
Mantenga la documentación contable que respalde las operaciones efectuadas por un periodo mínimo de cinco años (5) o hasta la prescripción del tributo correspondiente.
Presente la documentación solicitada en los plazos estipulados o, en caso de no poder hacerlo, solicite por escrito y con justificación la ampliación del plazo para su entrega.
Es fundamental que toda esta documentación sea coherente y accesible, ya que la SUNAT puede requerirla durante una fiscalización o auditoría. Además, es importante que los gastos cumplan con los criterios de causalidad, normalidad y racionabilidad establecidos por la SUNAT para que sean considerados deducibles.
